VEDTEKTER
FOR
STELLA POLARIS MOTORCYCLE CLUB NORWAY
VEDTEKTENE ER GODKJENT PÅ STIFTELSESMØTET 7. MARS 2004
JUSTERT PÅ ÅRSMØTET 2007
JUSTERT PÅ ÅRSMØTET 2009
JUSTERT PÅ ÅRSMØTET 2011
JUSTERT PÅ ÅRSMØTET 2013
JUSTERT PÅ ÅRSMØTET 2020
JUSTERT PÅ ÅRSMØTET 2024
§ 1 KLUBBENS NAVN
Klubbens navn er: STELLA POLARIS MOTORCYCLE CLUB NORWAY - forkortet til STELLA POLARIS MC NORWAY
§ 2 LOVER
STELLA POLARIS MC NORWAY og dens medlemmer forutsettes å følge de gjeldende lover og skikker for Den norske Frimurerorden på samme vis som Stella Polaris’ vedtekter styrer klubbens virksomhet og medlemmenes fremferd.
§ 3 VÅRT MOTTO OG VÅRT VÅPEN
Klubbens motto er Frihet, Vennskap og Omtanke. Vårt våpen er Polarstjernen
§ 4 KLUBBENS FORMÅL
● Å være et tilbud til alle brødre som har glede av MC, og som har et ønske om å møte andre brødre på to hjul.
● Å arbeide for godt sosialt felleskap.
● Å bidra på beste måte til barns, unges og andre verdige trengendes trafikkopplæring, kjøreglede og livsglede. Dette gjøres fortrinnsvis gjennom OMTANKEN (se §7).
● Å bidra til å øke medlemmenes ferdigheter i trafikken i den utstrekning medlemmene finner det ønskelig.
§ 5 MEDLEMMER
Alle som er medlemmer i Den norske Frimurerorden, kan tas opp som medlem.
Selv om klubben er en MC-klubb, er alle som ønsker å støtte klubben økonomisk eller ved praktisk virke, velkommen som medlemmer.
Medlemmene må alle rettidig ha betalt sin innmeldingsavgift, kontingent og OMTANKE-bidrag slik disse hvert år blir vedtatt av årsmøtet.
NYE brødre som melder seg inn etter 1. oktober, blir godskrevet for kommende år
§ 6 KLUBBSTYRE
STELLA POLARIS MC NORWAY ledes av et styre som blir valgt på Årsmøtet.
President og Skattmester velges separat på Årsmøtet - vekselvis hvert annet år. Minste antall medlemmer i styret er 5.
Ved stemmelikhet avgjør Presidentens stemme
Styret kan fritt oppnevne særlige utvalg.
Konstituerende styremøte skal holdes senest 1 måned etter Årsmøtet.
Det valgte styret konstituerer seg selv.
De valgte styremedlemmer gis egne ansvarsområder.
Styret kan på dette møtet også beslutte at et navngitt styremedlem for inntil ett år ved behov kan representere Stella Polaris i presidentens sted. Ved slik funksjon benevnes dette styremedlem «Presidentens Vikar».
De nødvendige dokumenter til Brønnøysundregisteret utferdiges som en konsekvens av konstitueringen.
STELLA POLARIS MC NORWAY skal avholde minst 6 styremøter pr år.
Det føres protokoll fra hvert styremøte, i numerisk rekkefølge. -2-
Godkjente styremøteprotokoller, årsmøteprotokoller, årsregnskap revisorberetninger skal arkiveres på betryggende måte.
§ 7 OMTANKEN
Styret bør årlig, etter tilstrekkelige undersøkelser, gi én eller flere gaver som støttes av klubbens formålsparagraf. Gaven(e) er heretter kalt OMTANKEN.
OMTANKEN skal gis som støtte slik at den bidrar på beste måte til barns, unges og andre verdige trengendes velferd og glede.
Omtankeutvalget legger frem for styret, til fastsatt tid og på fastsatt måte, sitt forslag til verdige mottakere. Utvalget foreslår også tildelingsbeløp.
Styrets innstilling, til hvem som skal motta OMTANKEN, legges fram for årsmøtet.
Årsmøtet beslutter hvem som skal motta OMTANKEN.
Årsmøtet kan godkjenne at fjorårets innsamlede beløp, kan deles - hvis behov.
Styret skal informere medlemmene om årsmøtets beslutning samt informere om når og hvor overleveringen skal finne sted.
Styret vedtar hvem som skal representere klubben ved overleveringen av OMTANKEN.
Denne paragraf i vedtektene, kan bekjentgjøres for dem som vil søke om midler.
§ 8 MØTER OG TURER
Medlemsmøter avholdes så ofte styret finner det ønskelig, eller når 25 % av medlemmene krever det.
På medlemsmøter kan styret invitere spesielle gjester.
Styret planlegger et passende antall turer og foreslår gjerne også Logebesøk.
Medlemmene kan til klubbens og de øvrige brødrenes beste, fremlegge saker og forslag for alminnelig styrebehandling.
Hvis forslaget ikke er mottatt innen 1 uke før et styremøte, kan Presidenten utsette behandlingen til neste styremøte.
§ 9 ÅRSMØTET
Årsmøtet er STELLA POLARIS MC NORWAY høyeste organ.
Ordinært årsmøte bør avholdes i løpet av første kvartal hvert år.
Styret innkaller til årsmøtet med 4 ukers varsel.
Årsmøtet behandler følgende saker:
1.
Valg av ordstyrer
2.
Godkjenne innkallingen til årsmøtet
3.
Valg av referent
4.
Valg av 2 representanter til å undertegne protokollen
5.
Valg av Tellekorps
6.
Styrets årsberetning
7.
Regnskap
8.
Revisors rapport
9.
Fastsettelse av kontingent og innmeldingsgebyr for kommende år
10.
Innkomne forslag
11.
Behandle forslag om hvem OMTANKEN skal tildeles
12.
Valg av:
a.
President eller Skattmester for 2 år
b.
Styremedlemmer for 2 år
c.
Revisor for 2 år
Hedersmerkeutvalg på 3 medlemmer. 2 medlemmer velges vekselvis hvert annet år, samt ett medlem som velges hvert år
e.
Omtankeutvalg på 3 medlemmer (utenfor styret) som velges hvert år.
f.
Valgkomite på 2 medlemmer som velges vekselvis hvert annet år
Varamann til Valgkomiteen velges for 1 år.
13. Bekjentgjøre årets foreløpige møte- og turplan. -4-
Om årsmøtet og dets gjennomføring
1.
President og Skattmester skal velges vekselvis hvert annet år.
2.
Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet, må være styret i hende 2 uker før fastsatt årsmøtedato.
3.
Årsmøtet er beslutningsdyktig uansett antall fremmøtte medlemmer.
4.
Alle som har betalt sin kontingent – og til Omtanken - før årsmøtet, kan avgi sin stemme.
5.
Vedtak avgjøres ved simpelt flertall.
6.
Styret har anledning til å invitere gjester til årsmøtet.
7.
Årsmøtet kan kun behandle saker som er nedfelt i disse Vedtekter.
8.
Medlemmer kan la seg representere med stedfortreder med fullmakt. Slik fullmakt kan kun gis til medlemmer av Stella Polaris.
§ 10 AVDELING
Det er mulig å danne egne avdelinger av STELLA POLARIS MC NORWAY i områder hvor dette er formålstjenlig ved å henvende seg til klubbens styre. Det er utarbeidet retningslinjer til dette formål.
§ 11 VEDTEKTSENDRING
Disse vedtekter kan kun endres av Årsmøtet i STELLA POLARIS MC NORWAY.
Vedtektsendringer krever 2/3 flertall.
§ 12 OPPLØSNING
Dersom STELLA POLARIS MC NORWAY blir oppløst, tilfaller klubbens aktiva
Den norske Frimurerorden. Beslutning om oppløsning krever 2/3 flertall på et ordinært eller ekstraordinært årsmøte.
SPMC - Heder og ære
(Tillegg til SPMC Norways vedtekter)
SP’s Hedersmerke
Vårt Hedersmerke kan tildeles medlemmer som gjennom sin innsats for Stella Polaris og våre brødre har satt tydelige og positive spor, vært til brødrenes gavn og glede eller hatt vesentlig betydning for klubbens omdømme.
Hedersmerkekandidatens innsats eller arbeid må kunne karakteriseres som ekstraordinær, enten i sin tyngde og styrke eller i sin varighet.
SPMC skal til enhver tid ha et høyst fungerende Hedersmerkeutvalg (HU) som selv kan foreslå eller motta forslag til merkekandidater. HU bør bestå av tre eller fire medlemmer som utpekes/velges blant SP’s egne medlemmer. Utvalgets innstilling, inkl. en kort begrunnelse, skal skriftlig meddeles styret i Stella Polaris. Med mindre styret skulle ha vesentlige innsigelser, bør i alminnelighet utvalgets innstilling være bestemmende.
Det står det enkelte medlem eller styremedlem fritt å foreslå kandidater til vårt Hedersmerke. Forslagene skal være skriftlige, følges av en kort begrunnelse og sendes direkte til HU eller til klubbens styre for videresendelse.
Tildeling av SP’s Hedersmerke utføres helst av Presidenten eller hans utsending og ved en anledning hvor brødrene er samlet. Tildelingen består av et Hedersmerke samt et diplom.
SP’s Æresmedlemskap
Medlemmer som gjennom sitt virke, handlinger, uselviskhet og klokskap har vært til overordentlig gavn for Stella Polaris MC, kan etter grundig vurdering tildeles SP’s Æresmedlemskap.
Forslag til slik tildeling kan kun komme fra medlemmer av Stella Polaris. Forslag skal være skriftlig og stiles til klubbens styre.
Et Æresmedlemskap skal vurderes og tildeles av et vedtaksdyktig styre. Selve tildelingsvedtaket skal være enstemmig. Ved manglende enstemmighet, kan fornyet behandling tidligst finne sted etter et mellomliggende avholdt årsmøte.
Utnevnelsesvedtaket skal ved første passende anledning meddeles brødrene og selve tildelingen utføres av Presidenten eller hans utsending. Høytideligheten bør finne sted ved et treff eller møte hvor brødrene er samlet. -7-
Utnevnelsen følges av klubbens særlige merke, «Æresmedlem». Med utnevnelsen følger et utnevnelsesbrev i form av et diplom.
Et Æresmedlem er fritatt for å betale årskontingent, men må fortsatt betale til Omtanken.
Et Æresmedlemskap kan ikke tildeles et sittende styremedlem. Ei heller kan et Æresmedlem velges til styre- eller utvalgsmedlem (denne bestemmelsen gis ikke tilbakevirkende kraft).
SPMC – komitéer og utvalg
1.
Forventet arbeidsmetodikk for de årmøtevalgte utvalg og komitéer.
2.
Oppnevning av- og samarbeid med øvrige utvalg og komitéer.
HEDERSMERKEUTVALG (velges på årsmøtet)
Hedersmerkeutvalget skal behandle innkomne eller egne forslag om tildeling av klubbens Hedersmerke. Utvalgets innstilling, inkludert kanditatens fulle navn samt en kort begrunnelse, skal sendes styret for behandling. Styret bør ha tungtveiende grunner for å endre utvalgets innstilling i den enkelte sak. Hedersmerkeutvalget skal følge de forfattede retningslinjer/vedtekter for HEDERSMERKET.
OMTANKEUTVALG (velges på årsmøtet)
Omtankeutvalget skal fortrinnsvis arbeide selvstendig for å finne og foreslå verdige kandidater for tildeling av Omtankemidler. Utvalgets innstilling skal meddeles styret som lager en endelig innstilling for årsmøtebehandling. Styrets eventuelle innspill, endringer eller tilleggsforslag skal meddeles utvalget. Se for øvrig våre vedtekters bestemmelser hva angår Omtanken. Omtankeutvalget skal følge våre vedtekter og evt. forfattede retningslinjer.
VALGKOMITÉ (velges på årsmøtet)
Valgkomitéen skal i sitt arbeid bistå styret med å finne passende, nye kandidater til klubbens styre og utvalg når styret ber om dette. Styret meddeler normalt om ønsket uttreden av styret og utvalg etter siste styremøte hvert år. Styret kan be om at valgkomitéen legger frem sitt forslag på årsmøtet.
ANDRE UTVALG
Ad hoc-utvalg kan oppnevnes av Presidenten alene eller av klubbens styre etter full styrebehandling. Dette vil i hovedsak dreie seg om utvalg som får en tidsbegrenset arbeids- og resultatperiode eller komitéer som får mindre formelle oppdrag som støttespillere for klubbens styre. Rapportering og arbeidsmodus beskrives i hvert tilfelle. Klubbens medlemmer holdes orientert om denne typen utvalg og komitéers arbeid når styret finner det riktig.
Retningslinjer for behandling av søknad om dannelse av avdeling
En avdeling/distriktsavdeling kan efter ønske fra lokalt hold tillates opprettet og drevet på steder som ligger fjernt fra vårt medlemsmessige tyngdepunkt, hvilket i dag nok er å finne i det sentrale Østlandsområdet. Det må antas at steder som betinger mer enn 3-4 timers mc-reise til Oslo-området, er å anse som fjerntliggende i denne sammenheng.
Rådgivende regler og betingelser:
En LA skal til enhver tid omfatte minst 10 medlemmer. En LA skal ha en valgt leder og en valgt/utpekt kasserer. Disse to skal ha fullt ansvar for drift og økonomi både innad i sin LA og utad overfor SPMC.
En LA vil til egen drift og evt. egne arrangementer, turer o.l., fra SPMC sentralt per år og etterskuddsvis tildeles kr 200,- (beløpet er kun et forslag) regnet per registrert LA-medlem med fulle innbetalinger forrige år.
En LA skal føre en tilstrekkelig oversikt som klart og enkelt viser hva angjeldende LA har hatt i inntekter og hva de har brukt tilbakeførte midler til.
Slik rapportering skal minst én gang per år innsendes til SPMC’s Skattmester. «Regnskaps»-avslutning skjer 31/12 med seneste rapportering 15/1 påfølgende år.
Medlemmer i en lokal LA vil alltid være fullverdige, ordinære medlemmer av SPMC med de samme rettigheter og plikter som øvrige medlemmer.
Medlemmer av en LA kan på mc-vesten bære tekststripe (max 30 x 150 mm) visende lokalavdelingens navn. Eks.: BERGEN AVD. eller EGERSUND og OMEGN. Likeledes kan leder av en LA bære tilsvarende stripe (over den førstnevnte) med tekst LEDER.
Lokalavdelinger bør lojalt bruke SPMC’s hjemmeside som sin. På samme måte forventes det at lokalavdelinger benytter Facebook-siden til Stella Polaris MC, slik at alle våre brødre uten vanskelighet kan følge hverandre.